PowerPoint adalah alat yang luar biasa berguna bagi siapapun yang ingin membuat presentasi dan populer digunakan di berbagai sekolah, perguruan tinggi, dan dalam dunia bisnis. Kita semua pasti pernah memiliki pengalaman dalam penggunaan PowerPoint, atau paling tidak, tahu dari dosen saat kuliah atau rapat kerja di kantor.

Dalam sebuah artikel yang dimuat di Small Business Computing, Angela R. Garder untuk pertama kali mengenalkan sebuah istilah bernama: Death by PowerPoint.

Istilah ini digunakan untuk mengkritik keadaan yang sangat tidak layak akibat informasi berlebihan yang ditampilkan dalam presentasi, salah satunya yang dibuat dengan PowerPoint. Banyak sekali presentasi yang sangat membosankan dan bikin audiens lelah. Sebabnya, presentasi kehilangan fungsinya untuk memberikan makna dan pengaruh kepada audiens. Nah, pertanyaannya adalah: Bagaimana memaksimalkan penggunaan PowerPoint untuk keperluan presentasi?

Baca juga: Tips Menulis Opini yang Menarik

Tip #1: Menguasai topik presentasi

Salah satu cara paling sederhana untuk memaksimalkan makna dan pengaruh kepada audiens adalah kamu tahu apa yang ingin kamu sampaikan: Apa sebenarnya alasan kamu memberikan presentasi? Untuk sekadar menyampaikan informasi? Atau karena ingin memberikan sebuah makna?

PowerPoint bukanlah presenter, melainkan hanya alat untuk membantu kamu dalam memberikan presentasi. Artinya, audiens akan mendengarkan apa saja yang kamu katakan dan gestur yang kamu tampilkan. Dengan demikian, untuk membuat presentasi yang layak untuk diperhatikan, kamu harus tahu dan menggali topik yang ingin disampaikan. Kemampuan dalam menguasai topik yang disampaikan akan terpancar lewat slide presentasi yang kamu buat.

Hal ini bertujuan untuk membuat audiens mengerti dan mengajak mereka peduli terhadap apa yang sedang kamu sampaikan. Di samping itu, ini akan membantu mempermudah kamu untuk membuat struktur dalam slide.

Tip#2: Mekanisme slide presentasi

Ketika seseorang diminta mendefinisikan ‘Death by PowerPoint’ mereka biasanya akan memberikan contoh: presentasi berisi slide dengan teks yang berat-berat, diagram yang terlalu rumit, atau terlalu banyak slide. Itu adalah sebagiannya. Namun, ada beberapa teknik sederhana yang dapat kamu gunakan untuk memastikan pesan kamu tidak hilang makna selama presentasi. Masing-masing slide mengikuti prinsip: less is more.

Dalam banyak kasus, presenter kehilangan perhatian audiens bukan karena gaya presentasi mereka, tetapi karena meminta audiens untuk terlalu banyak memperhatikan. Dalam dunia PowerPoint, ini biasanya mengharuskan audiens mengasimilasi baik teks tertulis maupun kata-kata yang diucapkan secara bersamaan, yang menurut penelitian dapat membebani memori kerja otak. Misalnya, coba kamu membaca buku dan mendengarkan percakapan pada saat bersamaan. Tidak begitu mudah, bukan? Dengan mengingat hal itu, berikut adalah cara untuk menerapkan prinsip ‘Less is More’ saat menyusun presentasi PowerPoint:

Satu pesan per slide

Jika ada satu hal yang kamu lakukan untuk mematuhi prinsip ‘Less is More’, maka lakukan: satu pesan per slide. Kedengarannya sederhana. Apa arti sederhana di sini? Ini berarti mencari tahu titik atau tujuan slide dan kemudian kamu tahu untuk merancang atau memilih slide yang tepat. Apakah nanti akan berisi beberapa nilai penting, gambar kurva, diagram atau lainnya. Hal ini untuk menghindari hal-hal tidak penting atau tidak ada hubungannya dengan informasi yang disampikan sehingga audiens tidak bingung.

Sedikit kata banyak arti

Cara lain untuk memaksimalkan dampak presentasi PowerPoint kamu adalah menggunakan teks dengan hemat. Kembali lagi, PowerPoint bukanlah presenter sehingga audiens harus membaca informasi di slide presentasi. Hindari meminta audiens untuk membaca teks sambil mendengarkan kamu bicara. Ini akan mengganggu konsentrasi mereka.

Kemudian, gunakan teks tidak hanya untuk menyampaikan informasi yang kamu sampaikan, tetapi juga bagaimana informasi itu tersusun. Tujuannya apa? Bukan untuk menyampaikan informasi yang kamu tahu. Tetapi untuk membantu audiens mengerti dengan apa yang kamu sampaikan. Dalam hal ini, kamu dapat menggunakan beberapa fitur yang ada di dalam PowerPoint seperti:

• SmartArt untuk menampilkan proses, hierarki, kategori atau ikatan;
• Table untuk menampilkan perbandingan atau mengatur ulang informasi dalam format yang lebih mudah dicerna;
• Chart untuk meringkas dan membandingkan data;
• Image yang sesuai dengan informasi yang dibutuhkan audiens.

Baca juga: Tips Membangun dan Mengembangkan Konten

Dalam melakukan presentasi, yang paling penting adalah ketika proses presentasi berlangsung. Dua tip tersebut akan membantu kamu dan dapat bekerja sangat baik untuk proses yang kompleks karena harus mengarahkan perhatian audiens.

‍