X

Sign Up to Crafters Newsletter
for Free!

Bagaimana Rapat Virtual yang Efektif?

By
BR
 •
May 27, 2020

Dalam dunia bisnis, rapat (meeting) adalah sebuah hal yang biasa. Terlebih untuk perusahaan yang sedang berkembang, rapat menjadi bagian rutin yang tidak hanya dilakukan di dalam kantor, namun bisa saja dilakukan di tempat yang jauh.

Perkembangan teknologi saat ini memudahkan setiap orang untuk saling terhubung secara global tanpa terbatas ruang dan waktu. Termasuk memenuhi kebutuhan rapat yang bisa dilakukan secara virtual. Kita merujuk situasi ini dengan rapat virtual atau virtual meeting.

Menurut Julia Young, rapat virtual adalah sebuah kegiatan di mana semua peserta dari berbagai lokasi bergabung dalam waktu yang telah terlebih dahulu disepakati dengan menggunakan media seperti teleconference atau video conference.

Masa pandemi covid-19 memaksa semua orang untuk tetap berada di rumah; termasuk urusan pekerjaan. Sehingga permintaan atau kegiatan rapat virtual melonjak tinggi dan menjadi tren. Zoom adalah salah satu platform digital yang memberikan penawaran fasilitas rapat virtual lewat obrolan video (video conference) dan termasuk aplikasi penyedia layanan terkait paling banyak digunakan. Fasilitas layanan lewat obrolan video membantu banyak orang untuk tetap bisa bekerja dan terhubung dari rumah atau tempatnya masing-masing.

Pertanyaannya kemudian:

Kenapa rapat virtual terasa begitu melelahkan?

Dok. Disruptivo

Rapat virtual "memaksamu" harus menatap layar komputer atau laptop, menyimak suara pecah dengan kualitas ala kadarnya disertai suara ambiens yang bocor dari peserta rapat atau kendala teknis dari jaringan microphone, plus menghadapi lusinan mata menatapmu dari balik layar. Belum lagi jika rapat virtual dilakukan lebih dari satu dalam sehari di samping beban pekerjaan yang menumpuk.

Gianpiero Petriglieri, profesor di Insead Business School, yang mengeksplorasi sustainable learning and development in the workplace, dan Marissa Shuffler, profesor di Universitas Clemson, yang mempelajari kesejahteraan di tempat kerja dan efektivitas kerja tim, memberikan pandangan terkait hal tersebut  dalam sebuah wawancara di situs BBC Worklife.

Melakukan obrolan video membutuhkan lebih banyak fokus daripada obrolan tatap muka. Obrolan video, lagi-lagi, mengharuskan seseorang untuk bekerja lebih keras dalam memproses isyarat nonverbal; seperti ekspresi wajah, nada suara, dan bahasa tubuh. Hal ini, menurut Gianpiero, sangat mengkonsumsi banyak energi. Artinya, pikiran kita dipaksa untuk menyerap dan menerima hal itu semua di saat tubuh kita dipaksa bekerja lebih dari kapasitas maksimal, sehingga terjadi disonansi -membuat seseorang tidak dapat rileks dalam percakapan secara alami.

Selain itu, Shuffler menambahkan bahwa situasi itu tak ubahnya menegangkan. Dalam rapat virtual, seseorang dengan sangat sadar secara fisik menggunakan kamera, sehingga merasa seperti ditonton dan diawasi layaknya berada di atas panggung. Hal ini memicu semacam tekanan sosial dan perasaan untuk perlu tampil formatif.

Bagaimana dengan ngobrol virtual bareng teman? Apa sama saja?

Pada hakikatnya, obrolan lewat video sudah ada dan biasa dilakukan beberapa tahun silam. Misalnya, saat memasak atau merayakan ulang tahun bersama teman. Namun hal-hal di atas relatif bisa dibawa dengan lebih santai, bahkan menyenangkan.

Dalam hal ini, Shuffler mengatakan seseorang melakukan interaksi virtual atas dasar keinginan, bukan keharusan. Obrolan yang tepat dengan teman jadi terasa lebih sosial dan seseorang berkesempatan menjadi dirinya sendiri tanpa harus menjadi formatif. Gianpiero menambahkan, obrolan dalam kelompok besar bisa juga terasa depersonalisasi, karena kekuatan seseorang sebagai individu berkurang.

Baca juga: Melintasi Batasan Ruang Fisik dan Virtual bersama Teater Pandora

Bagaimana mengurangi rasa lelah tersebut?

Dok. Wocintechchat

Gianpiero dan Shuffler menyarankan untuk membatasi panggilan video untuk hal-hal yang memang diperlukan. Mereka mengatakan bahwa mengaktifkan mode kamera adalah opsional, dan secara umum harus ada lebih banyak pemahaman bahwa kamera tidak selalu harus aktif di setiap atau bahkan sepanjang virtual meeting.

Dalam beberapa kasus, ada baiknya juga mempertimbangkan apakah obrolan video benar-benar efisien. Ketika bekerja, menyiapkan file dengan catatan yang jelas sebelum virtual meeting berlangsung bisa menjadi pilihan yang baik untuk menghindari arus informasi yang berlebihan.

Sebagai tambahan, ketika peserta rapat belum saling mengenal, pastikan untuk mengalokasikan waktu di awal rapat virtual untuk melakukan perkenalan. Dan meskipun sudah saling kenal, ada baiknya seseorang meluangkan beberapa menit untuk berbincang-bincang ringan sebelum dimulai, misalnya tentang cuaca di daerah mereka masing-masing, atau pengalaman akhir pekan mereka.

Hal ini mungkin tampak membuang waktu karena rapat tidak segera dimulai. Tetapi, mengalokasikan beberapa menit untuk membangun tim juga akan sangat membantu. Seperti yang disampaikan oleh psikolog terkemuka Robert Cialdini: “memanfaatkan waktu ramah-tamah untuk berinteraksi dengan orang lain agar ada rasa kesamaan yang dapat dipahami oleh kedua pihak, sehingga interaksi berikutnya menjadi lebih lancar."

Baca juga: Kreasi dan Distribusi Konten VR

Heading 1

Heading 2

Heading 3

Heading 4

Heading 5
Heading 6

Regular

Italic

Bold

  • Test 1
  • Test 2
  1. Test A
  2. Test B

What’s a Rich Text element?

The rich text element allows you to create and format headings, paragraphs, blockquotes, images, and video all in one place instead of having to add and format them individually. Just double-click and easily create content.

Static and dynamic content editing

A rich text element can be used with static or dynamic content. For static content, just drop it into any page and begin editing. For dynamic content, add a rich text field to any collection and then connect a rich text element to that field in the settings panel. Voila!

How to customize formatting for each rich text

Headings, paragraphs, blockquotes, figures, images, and figure captions can all be styled after a class is added to the rich text element using the "When inside of" nested selector system.

Bagaimana Rapat Virtual yang Efektif?

By
BR
.
May 27, 2020

You must be a premium member to view the full content

Sorry, but the rest of this article is for our Premium Members only. To gain access to this content and many more benefits, subscribe below!

Bagaimana Rapat Virtual yang Efektif?

By
BR
.
May 27, 2020

Crafters Newsletter

Sign up to our weekly email to get:
Article Updates
Event Announcements
Webinar Announcements
Free Research
Free
Offers
Free
Tutorials

Asupan Kreatif Mingguan

Gratis

Artikel-artikel kreatif terpercaya

-
-
-
Dapatkan gratis

Langganan Premium

US$ 10 / bulan

8+ tiket webinar marketing gratis setiap bulan
Semua siaran ulang tutorial, diskusi & wawancara
Panduan & riset terdepan di industri
Penawaran eksklusif dari brand & Event VIP
Artikel-artikel kreatif terpercaya

Related articles